ホーム > 事例紹介一覧 > 第一回の理事会で何をするか

第一回の理事会で何をするか

管理組合の運営

第一回の理事会で何をするか

 

 

3月事業年度終了の管理組合はそろそろ総会の準備を始めているかと思います。「新理事」の皆様が最初の理事会で何をしたら良いかを、少しアドバイスさせていただきます。1年のスタートは大切です。お役に立てれば幸いです。 

①開催日議事録
・理事会役員の互選に関しては、総会終了後すぐに選任することが望ましいです。
・第一回理事会(初顔合わせ)は、総会後すぐに開催する場合もあれば、日を改めて行う場合もあります。

②基本事項の説明
・管理組合は管理の主体であり、これらの事は当然、知っていなければなりませんが、実務上はレクチャーが必要です。この説明を行うか否かにより、1年間の理事会運営の可否が決まると言っても過言ではありません。
・第一回理事会においては、初めて役員になる人が多い場合もありますので、理事長または管理会社の担当者は、理事会運営に関する基本的事項を役員と共通の知識とするため、以降③~⑫の説明をし、検討をします。

③管理組合、役員各役職、管理会社の役割の確認

④管理規約、細則、年度事業計画の確認

⑤理事会の役割、理事会の実務の確認
・理事会は業務の執行機関であるが、実務は管理会社に委託しているケースが多いため、その場合には、管理会社の業務チェックが第一の仕事です。懸案事項の洗い出しや次期総会の議案の作成などが理事会の主な仕事となる事を確認してください。

⑥管理組合より、各支払先への支出方法の確認と書類の回し方の確認
・口座振替以外の支出のための書類「支出伺い」とは何なのか、何のために行うのか、誰から廻していくのか、どのように回収するのかを打ち合わせましょう。

⑦自衛消防隊組織の確認
・管理組合の理事が、自衛消防隊組織の各役割を兼務する場合が多いので、その場合は各役割を確認しましょう。

⑧警報設備等の取り扱い説明
・実際に管理室に出向き、全員で操作手順等を確認する事が望ましいです。

⑨理事長など役員の選任
次年度の理事会運営をスムースに行うために、事前に 次年度役員候補が集まり、役割分担を決めておくことも 方法としてあります。

⑩定例理事会の開催頻度、開催時間の確認クレーム
各役員が一番良い曜日や時間帯を検討する事が大切です。
⑪役員間の連絡方法の確認
電話かメールか口頭伝達か等複数の方法を確認し、連絡に齟齬を 期さないようにしましょう。特に緊急時の連絡方法を決めておきましょう。

⑫次回の理事会からは
「管理規約」や「総会議案書」「議事録」等を持参する事を確認します。

では、皆様のご検討をお祈りいたします。

 

 

 


前のページに戻る

ページトップへ

埼管センターの活動

管理組合が主体のマンション管理の実現に向け、マンション管理、管理規約の見直し、大規模修繕工事の進め方などのサポートをおこなうNPO法人です。
このホームページで、マンションの管理・運営、修繕、トラブル解決、建物や設備の維持管理など、実例やよくある疑問・質問をもとに情報発信をおこなっています。

NPO埼玉マンション
管理支援センター

〒338-0002
さいたま市中央区下落合5-10-5
アステリVIP

TEL:048-711-5264


マンションの管理・修繕・トラブルでお悩みなら

無料相談

さまざまな問題を解決してきた実績のあるスタッフが対応いたします。

セミナー申し込み

マンション管理や大規模修繕工事推進のヒントが見つかるセミナーを随時開催しています。

ユーザー登録

埼管センターからマンションに関する管理・運営情報を定期的にお届けします。


アドバイザー紹介

アドバイザーのご紹介

経験・実績豊富なアドバイザーがみなさんの相談に対応します。